Richtlinie - Dokumentmanagementsystem
Dokumentation zur Dokumentablage der Mint System.
Ablagestruktur
Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.
| Ordner | Beschreibung |
|---|---|
| Akquise/[Name] | Ablage für Akquise |
| Angebot | Angebote der Mint System |
| Ausbildung | Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung |
| Archiviert | Ablage zur Archivierung |
| Bilder | Fotoalben |
| Corporate Design | Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation |
| Data | Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC |
| Development | Entwicklung Odoo und System Engineering |
| Finanzen | Finanz- und Kontenplan |
| Finanzen Datentransfer | Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt |
| Förderbeiträge | Dokumente Sponsoring Mint System |
| Geschäftsführung | Strategische Informationen |
| Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY] | Unterlagen GV. |
| Gründung | Gründungsdokumente |
| Infrastruktur | Dokumentation der Mint System Infrastruktur |
| Lieferanten/[Name] | Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Kunden/[Name] | Kundenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Management Handbuch | Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen |
| Marketing | Dokumente zu Marketing-Kampagnen |
| Meeting | Meeting Protokolle der Mint System |
| Methodik/[Thema] | Angwendet Methoden |
| Mitgliedschaften/[Name] | Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen |
| News | Neuigkeiten aus Medien |
| Newsletter | Dokumente zum Newsletter Mint System |
| Nextcloud | Nextcloud Dokumente |
| Odoo | Odoo Dokumente |
| Odoo Wiki | Das Odoo Wiki ist eine Referenzdokumentation der Odoo-Prozesse und bietet eine umfangreiche Benutzeranleitung. |
| Partner | Dokumente zu unseren Partner |
| Personal | Verträge und Abrechnungen |
| Produkte | Dokumente zu den Mint System Produkten |
| Projekte/[Name] | Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert. |
| Public Relations | Zeitungsartikel und allgemeine PR |
| Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name] | Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat. |
| Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT]) | Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum |
| Secrets | Schlüssel und Passwörter |
| Steuern/[Jahr] | Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer |
| Spesen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT]) | Ablage Spesenbelege für Lohnabrechnung |
| Strategie | Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan |
| Verkauf | Vorlagen für Angebote |
| Verträge/[Name] | Alle Vertragsdokumente mit Externen |
| Vorlage | Dokumentvorlagen mit Inhalt |
| Website | Dateien zum Webauftritt |
| Wiki Mint System | Wissensdatenbank |
Format
Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.
Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.
Versionierung
Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.
Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.
Dateinamen
Datum
Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md
Reservierte Namen
Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.
Input
Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.
Archiviert
Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.
Output
Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.
tmp
Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.
Review-Workflow
Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.
Tags
In Nextcloud existieren diese Tags:
| Tag | Kommentar |
|---|---|
| Meeting | Meeting Notizen |